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Conseils pour la préparation des propositions des pays hôtes pour le Congrès international de la population de 2021

 

Date limite : 15 mars 2017

 

En même temps que nous nous préparons à ouvrir l’appel à communications pour le Congrès international de la population de 2017, nous travaillons déjà sur le Congrès suivant de 2021. Organiser et trouver des financements pour un tel événement demandent du temps ; beaucoup de centres de conférences sont réservés 5 à 6 ans à l’avance. C’est pourquoi le Conseil de l’UIESP a décidé d’avancer d’une année la procédure de candidature et de sélection de façon à donner davantage de temps de préparation au pays hôte sélectionné. En conséquence, les dossiers de candidature doivent être remis au secrétariat de l’UIESP au plus tard le 15 mars 2017. Nous comptons annoncer dès 2017 le lieu du Congrès de 2021, lors du Congrès du Cap en Afrique du sud.

 

Au fil du temps nous avons acquis une certaine expérience dans l’organisation du Congrès international de la population. Voici quelques conseils pratiques qui peuvent être utiles à ceux d’entre vous qui souhaitent initier une candidature de leur pays. 


1. Tout d’abord, merci de lire attentivement le document d’information sur les services attendus du pays hôte pour l’organisation du Congrès, avant de préparer votre proposition et votre budget. Assurez-vous que votre candidature répond à tous les prérequis. Si ce n’est pas le cas, expliquez pourquoi un besoin ne peut être satisfait et comment vous envisagez d’y remédier. 


2. Contactez le bureau des congrès ou l’office de tourisme des villes possiblement candidates. Vous y trouverez des professionnels qui vous aideront, gratuitement, à préparer un dossier et un budget, vous informeront sur les centres de conférence, les hôtels et autres services nécessaires à l’organisation du congrès,  vous donneront une estimation précise des coûts, ainsi que des pistes pour la recherche de financements.  Ces organismes disposent souvent d’un budget pour organiser des visites de sites et des réunions préparatoires. Ils peuvent aussi vous mettre en contact avec d’autres lieux de réunion possibles, comme des campus universitaires ou de grands hôtels.


3. Considérez la possibilité d‘explorer des lieux alternatifs. Le Congrès est traditionnellement organisé dans un Centre de conférences  mais d’autres lieux sont possibles : un grand hôtel de congrès ou un campus universitaire peuvent être des alternatives intéressantes et moins coûteuses.    


4. Mobilisez un large réseau d’individus et d’organisations. Si vous êtes rattachés à une université ou un centre de recherche, tournez vous aussi vers les ministères, les ONG, les organisations internationales et le secteur privé au moment où vous construisez votre candidature. Si vous travaillez dans une agence gouvernementale, assurez-vous d’impliquer dans le processus des démographes et autres chercheurs en sciences de la population.  


5. Enfin, si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter le Secrétariat de l’UIESP ou France Meslé, Secrétaire Générale et Trésorière. Nous serons heureux d’en savoir plus sur votre proposition et pourrons répondre à vos questions ou clarifier certains points.  

 

Je vous encourage à considérer sérieusement la possibilité d’organiser notre prochain congrès. C’est un moyen efficace pour attirer l’attention des gouvernants et du public sur les questions de population et de politique démographique et sur les recherches en sciences de la population au niveau national et international.  Cela permet de renforcer les relations entre organisations s’intéressant aux questions de population dans le pays hôte et de créer des liens avec les membres de l’UIESP venus du monde entier. 

 

Mary Ellen Zuppan, Directrice exécutive de l’UIESP et Secrétaire du Congrès international de la population.

 

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