Hubs pour le Congrès IPC2021 : comment stimuler la participation et les opportunités de réseautage

IPC2021 sera une conférence virtuelle.

Bien que beaucoup d'entre vous préfèrent assister à une conférence en personne, pour partager et discuter de votre travail et rencontrer des collègues, cela ne sera malheureusement pas possible pour la plupart des participants à ce congrès. Cependant, nous cherchons à créer des opportunités pour que les participants interagissent avec des collègues du monde entier. En grande partie, cela se fera par le biais d'occasions de réunions virtuelles informelles immédiatement après les séances régulières où les participants pourront poursuivre les discussions, se retrouver et discuter avec des collègues, ou entamer de nouvelles relations.

Les Hubs IPC2021 sont un autre moyen de promouvoir le réseautage et les discussions en personne dans le cadre du congrès. Quels sont ces hubs et comment fonctionnent-ils ? Les hubs tirent parti des installations de visioconférence dont disposent déjà les instituts de recherche, les universités, les entreprises privées et les hôtels pour faciliter l'enseignement en ligne et les réunions virtuelles. Votre institution dispose-t-elle d'une salle de réunion ou d'une salle de classe équipée d'une connexion Internet, d'un écran vidéo et d'une caméra ? Si l’on peut y utiliser une connexion Zoom alors cette salle peut se transformer en un Hub IPC2021 ! La salle de réunion se connecte ensuite à la plate-forme IPC2021 avec une connexion unique créée en s'inscrivant en tant que participant. Une fois que la salle a été connectée à la plate-forme virtuelle, votre hub IPC2021 est actif et vous pouvez inviter une salle d'étudiants ou de collègues à visionner une séance en direct et participer aux questions/réponses, ou visionner des séances précédentes sous la forme de vidéos à la demande.

Notez que chaque salle ne peut suivre qu'une seule séance simultanée à la fois. Tous ceux qui rejoignent le congrès depuis une salle Hub doivent se mettre d'accord sur la séance à visionner (comme dans un bar sportif où les clients doivent décider de regarder un match de football ou un match de baseball...). Si une organisation dispose de plusieurs salles équipées, plusieurs séances peuvent être suivies simultanément, créant une mini-conférence locale !

Le nombre de participants dans une salle Hub dépend des conditions locales et des réglementations (notamment pour le COVID-19). Les participants inscrits au congrès pourront utiliser les interfaces pour les questions/réponses écrites ou le chat à partir de leur téléphone ou d'un ordinateur portable s’ils sont connectés à la plate-forme du congrès. Ceux qui ne se sont pas inscrits peuvent demander à un moniteur de salle en charge de la connexion vidéo d'ajouter leur question à la discussion. Une fois la séance virtuelle terminée, les participants du Hub peuvent poursuivre leur discussion ou organiser d'autres activités.

Les Hubs peuvent également fonctionner pour les présentateurs. Toutes les présentations IPC2021 seront préenregistrées et diffusées pendant la séance, les auteurs répondant aux questions écrites et à la discussion en direct. Les présentateurs peuvent rejoindre la séance depuis la salle Hub via un flux vidéo en direct ou depuis leur ordinateur portable. Et bien sûr, une fois la séance terminée, vous pourrez poursuivre la discussion en personne avec les auteurs présents dans la salle de réunion. Les Hubs offrent un espace qui peut recréer l'interaction d'une conférence en personne au sein même de votre institution et vous permettre de partager le contenu scientifique et les discussions de l'IPC2021 avec vos collègues et étudiants. Les Hubs sont un excellent moyen de promouvoir le réseautage et de rendre la participation au congrès IPC2021 plus interactive et vivante !

Organisation et financement d'un Hub IPC2021 :

Étant donné que les organisateurs de l'IPC2021 et le Secrétariat de l'UIESP seront très occupés par l'organisation du congrès, les Hubs devront être organisés et financés localement, éventuellement avec le soutien de sponsors locaux. Nous espérons que les associations et organisations de population régionales et nationales telles que les bureaux de l’UNFPA et les institutions régionales de formation joueront un rôle actif dans la mise en place de Hubs pour contribuer à faire de l'IPC2021 une « conférence en réseau ». Dans la mesure du possible, l'UIESP fournira des informations techniques supplémentaires et une formation (en ligne) aux organisateurs potentiels du Hub ; veuillez donc nous tenir informés par email (à ipc2021@iussp.org) si vous souhaitez devenir un Hub IPC2021.

Mars 2021 - mis à jour juin 2021