IPC 2021 - Nouvelles dates limites, expérience acquise et mise à jour des frais d'inscription

À l'approche de 2021, la planification du Congrès international de la population 2021 s'accélère. Comme nous l'avons écrit dans notre précédent bulletin, l'IPC 2021 se déroulera dans un format totalement inédit. Au lieu d'une conférence sur un seul site entièrement «en direct» à Hyderabad, en Inde, l'IPC 2021 sera hybride et combinera probablement des séances en présentiel en Inde avec un grand nombre de séances virtuelles. L'IPC 2021 se déroulera du 5 au 10 décembre 2021, comme initialement prévu. 

Nous avons récemment acquis de l'expérience dans l'organisation de la première conférence virtuelle de l'UIESP sur la population, la pauvreté et les inégalités (PopPov, 8-10 décembre). Sur la base des commentaires des participants et des conférenciers, voici quelques nouvelles informations qui seront particulièrement utiles à ceux qui prévoient de soumettre une communication au prochain congrès. L'appel à communications IPC 2021 ouvrira le 15 mars et la date limite de soumission est le 15 mai. 

Présentations de communications préenregistrées : tous les contributeurs à PopPov ont apprécié la possibilité de faire un enregistrement vidéo de leur présentation avant la conférence, même si au début beaucoup étaient réticents à cette idée. Les vidéos préenregistrées ont été diffusées pendant la séance, puis suivies d'une discussion en direct et de questions-réponses avec le public. Nous prévoyons également d'avoir des présentations préenregistrées à l'IPC 2021. Cela demande une certaine planification à l'avance pour les auteurs, car vous ne pouvez pas attendre la dernière minute pour préparer votre présentation! Mais cela signifie qu'une connexion Internet instable n'interrompra pas votre présentation, et que vous pourrez également peaufiner la qualité de votre présentation et vérifier qu'elle tient dans le temps imparti. Le plus grand avantage, cependant, est pendant la séance : les auteurs peuvent se détendre et mieux profiter des débats avec le public et les autres contributeurs. 

Séances informelles de rencontre avec les auteurs : les participants à PopPov ont également apprécié les rencontres informelles avec l'auteur dans une salle virtuelle Zoom après la fin de la séance ordinaire. Ces réunions encouragent les participants à poursuivre la discussion initiée pendant la séance ainsi qu'à discuter de manière informelle sur d'autres questions et sujets. Ces réunions virtuelles reproduisent les conversations qui ont lieu dans le couloir et pendant les pauses café entre les séances lors d'une conférence en direct. Nous prévoyons de nous assurer que ces échanges informels auront également lieu à l'IPC2021 !

Séances posters virtuelles : les auteurs de posters bénéficient d'avoir leurs posters exposés pendant toute la durée du congrès et qu'ils sont susceptibles d'être lus par davantage de participants que lors d'une conférence en personne. Lors de l'IPC 2021, nous essaierons de programmer des séances posters de manière à ce que les auteurs puissent participer à un chat en direct avec le public. Les participants au congrès peuvent également laisser des commentaires sur des posters et s'engager dans des discussions asynchrones avec les auteurs des posters pendant toute la durée du congrès. Nous nous assurerons lors de l'IPC 2021 que les auteurs de posters bénificient d'une valeur ajoutée pour leur participation !  

Séances 24 heures sur 24 : les fuseaux horaires seront probablement le plus grand défi pour un congrès international virtuel. Lors de l'IPC 2021, nous organiserons le programme de manière à ce qu'il y ait toujours des séances au bon moment pour les participants, où qu'ils résident et quels que soient leurs horaires. Nous espérons que cela contribuera à l'assiduité des participants, car nous savons qu'il est plus difficile pour les participants à une conférence de se libérer de leurs obligations professionnelles et familiales lorsqu'ils se joignent à un congrès virtuel depuis chez eux. Toutes les séances seront également enregistrées et publiées en ligne, ce qui permettra aux participants de les visionner plus tard. 

Pour rendre cela possible, nous demanderons aux auteurs d'indiquer lors de la soumission en ligne le fuseau horaire dans lequel ils s'attendent à se trouver pendant le congrès et de sélectionner les moments préférés pour présenter leur papier ou leur poster. Ces informations permettront aux organisateurs de rassembler plus facilement dans une même séance des contributions proposées par des auteurs résidant dans différents fuseaux horaires. Même si les auteurs auront pré-enregistré leur présentation, ils sont censés participer aux séances en direct afin de pouvoir dialoguer avec d'autres auteurs et le public.  

Moniteurs de salles :  Fournir des séances 24 heures sur 24 signifie que nous rechercherons des bénévoles du monde entier dans des endroits dotés de connexions Internet sécurisées, idéalement câblées, pour servir de moniteurs de salle et diffuser les présentations préenregistrées. La coordination des moniteurs de salle pour les séances sera un énorme défi. Si vous souhaitez nous aider dans cette tâche, veuillez nous en informer ! 

Frais d'inscription.  Beaucoup d'entre vous ont posé des questions sur les frais d'inscription pour l'IPC 2021 afin de pouvoir les inclure dans votre budget 2021. Le comité de pilotage espérait initialement réduire les frais d'inscription à une conférence virtuelle sous l'hypothèse qu'une réunion virtuelle est moins coûteuse. Malheureusement, nous avons maintenant appris que les événements virtuels ne sont pas moins coûteux que les événements en direct ; les coûts sont simplement différents. Pour l'UIESP, il sera plus coûteux d'organiser une conférence virtuelle qu'une conférence sur place. Alors que les organisateurs locaux prennent habituellement en charge la location des locaux pour une conférence en direct, les coûts de la plateforme virtuelle seront entièrement couverts par l'UIESP, en utilisant les revenus des frais d'inscription. Nous estimons actuellement que les coûts de la plateforme de conférence virtuelle se situeront entre 250 000 et 300 000 euros. Tenant compte de ces estimations, les frais d'inscriptions seront les suivants :

IPC 2021 Frais d'inscription avant le 15 octobre 2021 

Options de hub satellite hybride :  d'ici la fin 2021, nous prévoyons que certains voyages et rassemblements en présentiel seront à nouveau possibles. Dans cet espoir, le Comité national d'organisation (CNO) prévoit d'organiser des séances sur l'Inde et la cérémonie d'ouverture au Hyderabad International Convention Center. Les institutions du monde entier, mais en particulier celles du Sud, où l'accès des individus à une bonne connexion Internet peut être un défi, sont invitées à envisager de devenir un hub satellite de l'IPC 2021, où les personnes intéressées par le congrès pourront se réunir pour visionner ensemble les séances et participer aux discussions et aux activités de l'IPC 2021. Les hubs satellites de l'IPC 2021 sont un moyen d'encourager le dialogue avec les universitaires, les gestionnaires de programme et les décideurs de votre communauté sur les questions de population. Ils peuvent également servir à renforcer et à forger de nouveaux réseaux entre les institutions et les disciplines de votre région.

Séances "Leaders de la recherche" et parrainage :  un petit nombre de créneaux horaires du programme seront réservés aux particuliers et aux institutions pour proposer une séance "Leaders de la recherche", comme cela a déjà été fait pour le congrès de 2017 au Cap. Nous enverrons un appel avec plus d'informations en début d'année.

Stands et séances parallèles : Comme pour les congrès en présentiel, il y aura également la possibilité d'avoir un stand d'exposition et d'organiser des réunions parallèles. Pour la conférence PopPov, la plate-forme virtuelle a offert aux exposants un chat en direct et une salle de réunion virtuelle en direct (salle de réunion Zoom) où les visiteurs du stand pouvaient venir les rencontrer. Les stands virtuels comprenaient une vidéo de bienvenue et permettaient aux exposants d'afficher un nombre illimité de documents que les participants à la conférence pouvaient consulter ou télécharger. Des informations sur les stands et les réunions parallèles de l'IPC 2021 suivront.

Nous attendons avec impatience votre participation et celle de vos collègues à notre IPC 2021 virtuel. N'oubliez pas que la date limite pour soumettre votre résumé est le 15 mai. Le site Web pour télécharger les résumés et les communications ouvrira le 1er mars.

Dates importantes et dates limites

• 1er mars 2021 - Ouverture du site Web pour les soumissions 
• 15 mai 2021 - Date limite de soumission des résumés
• 15 septembre 2021 - Notification aux auteurs / Ouverture des inscriptions au congrès
• 15 octobre 2021 - Date limite d'inscription pour l'inclusion dans le programme
• 1er novembre 2021 - Date limite pour bénéficier des tarifs préférentiels d'inscription
• 5 décembre 2021 - Cérémonie d'ouverture du congrès