L'UIESP organise le Congrès international de la population une fois tous les quatre ans en collaboration avec une institution du pays d'accueil. Il s'agit d'un événement d'envergure internationale qui attire les spécialistes de la population du monde entier – universitaires, décideurs politiques et responsables gouvernementaux – pour présenter les résultats des dernières recherches et discuter des problèmes de population pressants à l’échelle internationale ou régionale.
Les organisateurs du pays hôte sont responsables de la gestion et des coûts locaux du Congrès. Ces coûts s’élèvent à 2-3 millions de dollars en fonction des prix des services et des installations dans le pays d'accueil. Pour plus de détails, voir les « Guidelines pour l’organisation d’un Congrès de l'UIESP » (en anglais).
Les organisateurs du pays hôte peuvent être des institutions publiques ou privées, une association nationale de la population, ou un groupe d'institutions. Une collaboration multi-pays peut également être proposée.
L’organisation du congrès est assurée par un Comité international d'organisation (CIO), présidé par le président du Comité national d'organisation (CNO). Le CIO est composé des membres du Conseil de l'UIESP, de 3-4 représentants du CNO, et deux représentants des Nations Unies (Division de la population et UNFPA).
Une proposition formelle doit comprendre une description des installations du pays d'accueil et de la façon dont le pays hôte compte organiser l'événement, en prenant soin de répondre à toutes les exigences du pays hôte telles qu’elles figurent dans les « Guidelines pour l’organisation d’un Congrès de l'UIESP » ; un budget des coûts pour le pays hôte ; et une liste de donateurs potentiels ou confirmés qui soutiennent la proposition et/ou un plan de collecte de fonds.